Ar pažįstamas jausmas, kai po valandos trukmės pasitarimo lieka dešimtys eilučių chaotiškų ranka rašytų pastabų, o aiškių atsakymų – kas ką turi padaryti ir iki kada – tarsi nėra? Bandymas vėliau viską sugrupuoti sugaišta brangų laiką. Dirbtinis intelektas šį darbą gali atlikti per kelias sekundes, jei jam duosite tikslią struktūrą, o ne tiesiog prašysite „sutrumpinti“.
Štai nuosekli instrukcija, kaip paversti netvarkingą pokalbio įrašą ar žalias pastabas į profesionalią darbų lentelę.
1 žingsnis: paruoškite žaliavą ir kontekstą
Nukopijuokite savo susitikimo užrašus arba automatinio garso įrašo iššifravimą į teksto lauką. Tačiau neskubėkite spausti siųsti. DI reikia suprasti kontekstą, todėl prie paties teksto pridėkite trumpą paaiškinimą, kas dalyvavo pokalbyje ir koks buvo pagrindinis susitikimo tikslas. Pavyzdžiui, nurodykite: „Žemiau pateikiami užrašai iš rinkodaros strategijos susitikimo, kuriame dalyvavo trys komandos nariai.“
2 žingsnis: suformuluokite griežtą užduotį ir formatą
Vietoj bendro prašymo „padaryk santrauką“, nurodykite konkrečius stulpelius, kurių jums reikia.
Pateikite tokio pobūdžio nurodymą: „Išanalizuok pateiktą tekstą ir sukurk lentelę su keturiais stulpeliais: 1) Užduotis, 2) Atsakingas asmuo, 3) Atlikimo terminas, 4) Svarbiausia pastaba. Jei atsakingas asmuo ar terminas tekste neminimi, įrašyk „Nenurodyta“, nieko neišsigalvok.“
Tarpinis rezultatas
Atlikus šį žingsnį, ekrane turite pamatyti tvarkingą lentelę, kurioje aiškiai išskirtos konkrečios užduotys, o ne bendros filosofinės diskusijos. Jau matote, ar visi susitarimai turėjo realius terminus, ir galite iškart pastebėti trūkumus.
Dažna kliūtis: per didelis teksto kiekis ir „haliucinacijos“
Jei susitikimo įrašas labai ilgas (viršija kelis tūkstančius žodžių), DI gali pradėti praleisti detales arba išsigalvoti punktus, kurių iš tikrųjų nebuvo tariamasi.
Kaip to išvengti? Jei įrašas milžiniškas, padalykite jį į dvi dalis arba pirmuoju žingsniu paprašykite DI išskirti tik pagrindinius sprendimus, o tik tada juos paversti lentele. Taip pat griežtai patikrinkite, ar į lentelę nepateko pašalinės replikos ar juokeliai, kuriuos modelis palaikė realiomis užduotimis.
Kai turite šią lentelę, ją belieka nukopijuoti į savo komandos projektų valdymo įrankį ar bendrą susirašinėjimo langą – pasiruošimas kitam žingsniui užtruks vos kelias sekundes.